Ki tartja nyilván a változásokat?

2015. február elsejétől több változás is történt a gyógyszertárak működését szabályozó rendelkezésekben, melyek közül néhány a gyógyszertári nyilvántartásokat is érintette. Mostani blogbejegyzésünkben azt szeretnénk bemutatni, hogyan változtak ezek a szabályok.

A gyógyszertári nyilvántartások lehetnek hitelesítettek és nem hitelesítettek, ezek felsorolása a 41/2007. (IX. 19.) EüM rendelet 18. §-ában található. A nem hitelesített nyilvántartások egyszerűségét az adja, hogy a nyilvántartás formáját a gyógyszertár választja meg, a jogszabály csak a kötelezően rögzítendő adatokat szabja meg. A hiteles nyilvántartások esetén azonban a forma is kötöttebb.

Amíg az ÁNTSZ tisztigyógyszerészei és tisztifőgyógyszerészei végezték a hitelesítést, addig a felkészült gyógyszertárvezetők már jó előre összekészítették a hitelesítésre váró dokumentumokat, hogy az esetleges ellenőrzés után a hatság rendelkezésére tudják bocsátani Ha erre nem volt idő, akkor személyesen vagy postai úton kellett eljuttatni azokat a hatóság részére. Ez a helyzet február elsejétől gyökeresen megváltozik. A dokumentumok hitelesítését ezentúl a közforgalmú és fiókgyógyszertárakban a személyi jogos gyógyszertárvezetőknek, míg az intézeti gyógyszertárakban a főgyógyszerészeknek kell elvégeznie. Kevesebb munkateherrel jár mindez a hatóság számára, ugyanakkor a gyógyszertárak vezetőinek is könnyebb lesz az új szabályozás nyomán, hiszen a továbbiakban a hitelesítés problémáját „házon belül” meg lehet oldani.

Mivel a jogszabály nem rögzíti a szabályos hitelesítés kritériumait, így csak a megelőző időszak gyakorlatából indulhatunk ki. A hiteles nyilvántartásnak mindenképpen tartósnak kell lennie, hiszen egyes esetekben az akár évekig tartó használatot követően még öt évig meg is kell őrizni azt. Fontos, hogy könnyen használható legyen a napi gyakorlatban, hiszen a dokumentum rendszeres nyitogatásnak és lapozgatásnak van kitéve. Így nem fordulhat elő, hogy a hatósági ellenőrzés során a kért nyilvántartást darabokban kell előszedni. Egyetlen nyilvántartás sem lehet hiteles sorszámozás nélkül. Ez biztosítja azt, hogy oldalakat vagy lapokat ne lehessen észrevétlenül eltávolítani. Az új szabályok alapján a hitelesítést a gyógyszertárvezető az aláírásával és a gyógyszertár pecsétjével véglegesíti.

Mivel a gyógyszertárvezető általi hitelesítés gyakorlata még újdonság, ezért ennek szakmai szabályai is várhatóan változnak majd a jövőben. A megfelelő eljárás alkalmazásában segítségünkre lehet az, ha a gyógyszertárak felügyeletét ellátó egészségügyi államigazgatási szerv irányelvet vagy tájékoztatást ad ki a gyógyszerészek részére. Addig is, amíg ez nem következik be, az esedékes hatósági ellenőrzések alkalmával bátran kérjünk tanácsot az ellenőrzést végző tisztifőgyógyszerésztől.

De nem csak újdonságot hoztak a február elsejei változások a nyilvántartások területén, hanem egy régi ismerőst is. Ismét kötelezővé vált a vényköteles gyógyszerek vény nélküli kiadásának nyilvántartása. Ezt a nyilvántartást először 2011. január elsejétől kellett vezetni. Az akkori szabályozás a jelenlegitől mindössze egy „vagy” szócskában tért el. Nem egészen nyolc hónappal a bevezetése után, 2011 augusztusában a nyilvántartási kötelezettség meg is szűnt, egyes gyógyszertárak azonban önkéntes alapon továbbra is vezették ezeket. A gyógyszer és betegbiztonság javítása érdekében 2015. február 1-jétől ismét kötelező a nyilvántartás, de hogy tartós marad-e a módosítás, azt még nem tudjuk.

Mit szükséges tudni erről a nyilvántartásról? Először is, ez nem hitelesített nyilvántartás, ami némi könnyebbséget jelent. Abban nincs változás az eddigi gyakorlathoz képest, hogy továbbra is csak orvosnak, állatorvosnak és gyógyszerésznek lehet kiadni vényköteles készítményt vény nélkül. A kiadás során értelemszerűen rögzíteni kell a kiadott gyógyszer nevét és a kiadás időpontját. Emellett rögzíteni kell az orvosi bélyegző számát vagy lenyomatát, az orvos végzettségét vagy a jogosultságot hitelt érdemlően tanúsító okirat számát, végezetül pedig a gyógyszer kiadójának és átvevőjének aláírását. Nagy könnyebbséget jelenthet, ha a gyógyszertári elszámoló program rendelkezik olyan funkcióval, mely a kiadás során rögzített adatokat kinyomtatja, így azt csak aláírni és lebélyegezni szükséges.

A jelentős változások mellett két kisebb módosításra is sor került. Azokat a külföldi vényeket, melyekre gyógyszert adtak ki, ezt követően elkülönítetten kell gyűjteni, hogy a későbbi ellenőrzést megkönnyítsük. A másik módosítás pedig részletesen meghatározza azt, hogy pontosan mely adatokat kell vezetni a forgalmazás megszüntetéséről, felfüggesztéséről szóló nyilvántartásban.

A gyógyszertárak működése során lényeges szempont, hogy a tevékenységre vonatkozó adatok mindig ellenőrizhetőek és visszakereshetőek legyenek. A nyilvántartásokkal kapcsolatos változások egyrészt segítenek könnyebbé tenni a dokumentációt, másrészt több feladatot is rónak a gyógyszertárakban dolgozó gyógyszerészekre. Mindannyiunk érdeke, hogy ezt a feladatot pontosan és megfelelően végezzük el, amihez elengedhetetlen a jogszabályi rendelkezések ismerete.