Professzionális elektronikus levelezés a gyógyszertárban

Nincs olyan gyógyszertár ma Magyarországon, amelyik ne használna valamilyen elektronikus levelező rendszert, és ne rendelkezne email címmel. Ez nem csak a jogszabályi kötelezettség miatt van így, hanem mert szerves részévé vált a munkánknak, hogy emailen keresztül cseréljük az információkat és intézzük az gyógyszertár működtetésével kapcsolatos ügyeket. Annak ellenére, hogy ennyire elterjedt és mindennapos az email használata munkánk során, sokan vannak, akik alapvető hibákat követnek el az elektronikus levelezésükkel kapcsolatban. Bejegyzésünkben ezeket a problémákra és a megoldásokra szeretnénk rávilágítani.

Professzionális elektronikus levelezés a gyógyszertárban

Minden gyógyszertárvezető tudja, hogy a gyógyszertárnak rendelkeznie kell legalább egy, kapcsolattartásra szolgáló email címmel. Az elektronikus levelezési címet a 41/2007. (IX. 19.) EüM rendelet előírásai szerint be kell jelenteni a gyógyszerészeti hatóságnak. Ehhez az Országos Gyógyszerészeti és Élelmezés-egészségügyi Intézet (OGYÉI) honlapjáról kell letölteni egy formanyomtatványt, melyet a hivatalos cégkapun keresztül kell megküldeni a hatóságnak.

Manapság már senkinek nem okoz problémát szerezni egy email címet, elegendő, ha regisztrál egyet valamelyik ingyenes szolgáltatónál, és onnantól kezdve azt használja. Ezt egyébként semmilyen előírás nem tiltja. Azonban az elektronikus postafiókok használatánál érdemes figyelembe venni néhány jó tanácsot, hogy a későbbiekben ne okozzon nekünk kellemetlenséget.

Az egyik legnagyobb hiba, amit elkövethetünk, ha keverjük a munkahelyi és a magáncélra szolgáló levelezésünket. Ez annyira alapvetőnek tűnik, hogy talán nem is kellene magyarázni. Ennek ellenére meglepően sokan használják a magáncélra létrehozott elektronikus fiókjukat arra, hogy azon intézzék a gyógyszertár ügyeit.

Az igaz, hogy a gyógyszertárnak szóló üzenetek nagy része valóban csak a gyógyszertárvezetőre tartozik, azonban mindig adódhatnak olyan helyzetek, amikor a vezető nem elérhető, és sürgősen reagálni kell a bejövő üzenetre. Képzeljük el azt a helyzetet, hogy a gyógyszertári dolgozók azért nem végeznek egy forgalmi kivonást, mert nem férnek hozzá az éppen nyaralását töltő gyógyszertárvezető elektronikus postaládájához. Ilyen helyzetben biztos nem jönne jól egy tisztifőgyógyszerészi ellenőrzés.

Ha nem szeretnénk, hogy egy ilyen banális hiba miatt elmarasztalják a gyógyszertárat, akkor le kell fektetni néhány alapvető szabályt a levelezéssel kapcsolatban. A gyógyszertár kapcsolattartásra szolgáló email címét kizárólag munkára használjuk, magáncélra nem. Meg kell határozni, hogy ki és hogyan férhet hozzá a postafiókhoz, és mindig kell legyen valaki, aki rendszeresen meg tudja nézni a levelezést. Ezeket a szabályokat betartva már sok kellemetlenségtől megkímélhetjük magunkat.

A következő kérdés, hogy melyik szolgáltatótól és milyen email címet válasszunk magunknak?

Ezzel kapcsolatban az elsőként a GDPR rendelkezéseire kell felhívnunk mindenkinek a figyelmét. Az uniós adatvédelmi rendelet szerint minden adat személyes adatnak számít, ami alapján valakit be lehet azonosítani. Márpedig a család és keresztnevet tartalmazó email címek pontosan ilyenek, ennek megfelelően személyes adatnak számítanak.

Tehát, ha a gyógyszertár a gipsz.jakab[kukac]patika.hu vagy a kis.piroska[kukac]patika.hu kezdetű email címekkel szeretné a kapcsolatot tartani a partnereivel, akkor a levelezés mellett az adatvédelmi nyilvántartásokkal is foglalkoznia kell, ami hosszú távon rémálommá válhat. Ehelyett sokkal szerencsésebb, ha adatvédelmi szempontból semlegesebb azonosítót választunk: például iroda[kukac]patika.hu, vezeto[kukac]patika.hu vagy patika[kukac]patika.hu.

Az azonosító mellett a domain név választás is fontos szempont lehet. Ahogy fentebb megjegyeztük, az ingyenes szolgáltatókat alapvetően nem zárja ki a jogszabály, azonban figyelembe kell venni más tényezőket is. Sokkal hitelesebb és professzionálisabb képet ad rólunk, ha a kapcsolattartásra egy komoly email címet adunk meg. Gondoljuk bele, hogy mi kivel szemben lennénk nagyobb bizalommal: egy olyan szakemberrel, aki a [kukac]sajatvallalkozas.hu címről küld levelet, vagy egy olyannal, aki a [kukac]cicamail.hu-ról küld.

Sokan az ingyenes szolgáltatók helyett az internetszolgáltatójuk által biztosított email címeket és domain nevet használják a levelezésre. Ez talán egy fokkal jobb megoldásnak tűnik, mint az ingyenes szolgáltatók használata, azonban ennek is van egy nagy hátránya.

Ha a gyógyszertár úgy dönt, hogy internetszolgáltatót vált, akkor elveszíti a jogosultságot a szolgáltató által adott cím használatához. Így egy váltás esetén egy új email címmel újra kell építeni a kialakult kapcsolatokat, ami időt és energiát igényel. Nem beszélve arról, hogy mi történik, ha az átállás kellemetlenségei miatt maradunk le egy fontos információról.

A legjobb megoldás az elektronikus levelezés kezelésére, ha a gyógyszertár a saját domain nevét használja. Ez szakmailag hitelesebb képet mutat a gyógyszertárról, és egy esetleges szolgáltató váltáskor sem okoz gondot az átállás. A honlappal rendelkező gyógyszertárak egyébként is rendelkeznek saját domain névvel, így értelemszerűen érdemes azt használni, ha nem szeretnénk külön emiatt regisztrálni egyet.

A jobb szolgáltatóknál manapság már nem is csak egy címet lehet regisztrálni, amit szintén érdemes lehet kihasználni. Például létrehozhatunk egy fiókot, amit csak a gyógyszertárvezető használ, és egy másikat, amit az összes gyógyszertári dolgozó. Így a vezető külön tudja kezelni a bizalmas információkat, amit senkivel nem osztana meg, és a dolgozók sem maradnak le semmilyen fontos értesítésről.

Végső soron ez lenne ugyanis a lényege a kapcsolattartásra szolgáló email címnek. Hogy a gyógyszertár időben értesüljön minden olyan dologról, ami a működéséhez feltétlenül szükséges. Ha gondosan járunk el az elektronikus levelezésünk szabályainak kialakításával, akkor nem csak a jogszabályi minimumot fogjuk teljesíteni, hanem sokkal professzionálisabb benyomást is fogunk kelteni. Nem mellesleg megspórólhatunk magunknak egy nagy adag kellemetlenséget is.