Ahány ház annyi szokás tartja a mondás, és nagyon úgy néz ki, hogy ez igaz az efedrines vények gyógyszertári nyilvántartására is. Ennek oka, hogy a fokozottan ellenőrzött szerekkel kapcsolatos jogszabályi rendelkezések nem teljesen egyértelműek, ezért többen többféleképpen értelmezik. A mai bejegyzésünkben az efedrines vények nyilvántartásával kapcsolatos félreértéseket igyekszünk tisztázni.
A fokozottan ellenőrzött szerek nyilvántartására vonatkozó szabályokat a már jól ismert 43/2005. (X. 15.) EüM rendelet tartalmazza. A legtöbb félreértés a nyilvántartási kartonok vezetésével, valamint a vények és kiadási bizonylatok gyűjtésével és sorszámozásával kapcsolatban merül fel.
A vények és kiadási bizonylatok nyilvántartása
Minden gyógyszertárnak külön kell gyűjtenie és nyilvántartást kell vezetnie azokról az vényekről melyekre fokozottan ellenőrzött szereket adott ki. Ha a gyógyszert papír alapú vényre adták ki, akkor a nyilvántartásba maga a vény kerül, míg e-recept esetében a gyógyszertár által kinyomtatott és a beteg által aláírt kiadási igazolást kell külön gyűjteni.
A nyilvántartást öt évig kell megőrizni, függetlenül attól, hogy hagyományos vagy elektronikus úton váltották-e ki a gyógyszert. A nyilvántartásba vett dokumentumokat a gyógyszerkiadás sorrendjében sorszámmal kell ellátni, és a számozást minden naptári év elején újra kell kezdeni.
Praktikussági szempontból fontos lehet, hogy a rendelet szerint csak a fokozottan ellenőrzött szereket kell fémszekrényben elzárva tartani, a dokumentumokat nem. Ez azoknak a gyógyszertáraknak lehet lényeges, akik nem rendelkeznek nagy méretű páncélszekrénnyel, azonban sok ilyen készítményt forgalmaznak.
A vények és kiadási bizonylatok kigyűjtésénél az első hiba, amit el szoktak követni, hogy külön sorszámozzák a gyári készítményeket és a gyógyszeranyagokat. A rendelet szerint azonban nem lehet külön nyilvántartást készíteni külön az anyagokra és a készítményekre, hanem minden egyes vénynek és bizonylatnak ugyanabba a listába kell kerülnie.
A papír alapú vények kigyűjtésére több stratégiát is kidolgoztak már a gyógyszertárak. Sok helyen a nyilvántartásba nem csak a vényt, hanem az egész receptköteget beteszik, abból a megfontolásból, hogy később könnyebb lesz kikeresni a vényeket, ha szükség lesz rá. A nyilvántartás szempontjából ez nem is problémás egészen addig, amíg a sorszámozás nyomon követhető. Kényelmetlenséget legfeljebb az okoz, hogy fizikailag nehezebb kezelni a nyilvántartást a sok recept mérete és súlya miatt.
A gyógyszertári elszámoló programok minden adatok eltárolnak a gyógyszerkiadással kapcsolatban, így a nyugták adatait és a vények sorszámát is. Ennek köszönhetően egy jól vezetett nyilvántartásban a receptkötegekről leválasztott vények is ugyanolyan jól visszakereshetők, ha tisztában vagyunk vele, hogy hol keressük.
Van, ahol eleve külön ütik a fokozottan ellenőrzött szerek vényeit, így nincs szükség a vénykötegek szétválasztására. Ez is teljesen szabályos megoldás, azonban értelemszerűen a beütésnél nagyobb figyelmet igényel, és sokszor kényelmetlenné válhat a hosszabb és körülményesebb gyógyszerkiadás miatt.
Még egy lehetséges megoldás a vénykötegek szétválasztásánál, hogy a fokozottan ellenőrzött szer vényét külön gyűjtik, de lefénymásolják, és a másolatot teszik a vényköteghez. Ezt a módszert is nyugodtan lehet alkalmazni, csak arra kell figyelni, hogy a nyilvántartásba mindig az eredeti vény kerüljön.
Elektronikus vény kiadásánál a nyilvántartás alapját a vény helyett a kiadási bizonylat képezi. Érdekesség, hogy a fokozottan ellenőrzött szerekre vonatkozó rendelet egyáltalán nem foglalkozik a felírási igazolásokkal, így arra sincs utasítás, hogy azokkal mit kezdjen a gyógyszertár. Természetesen a gyógyszerek kiadását szabályozó rendelet alapján ezeket is meg kell őrizni 2019. december 31-ig, csak nem kell betenni őket a nyilvántartásba.
Fontos különbség a papír alapú vényekhez képest, hogy elektronikus kiváltásnál a felírási igazolás kap sorszámot, nem pedig a vény. Ennek következtében előfordulhat, hogy egy kiadási igazoláson szereplő több vény is ugyanazt a nyilvántartási számot kapja, aminek majd a kartonos nyilvántartásnál lesz jelentősége. Ne felejtsük el azt sem, hogy a beteg azonosító okmányának a számát a kiadási igazoláson kell rögzíteni, nem pedig a felírási igazoláson.
Ha a fenti szabályokat betartjuk, akkor egy rendezett, folyamatos sorszámozású, gyári és magisztrális készítményeket egyaránt tartalmazó nyilvántartásunk lesz a fokozottan ellenőrzött szerek vényeiről és kiadási igazolásairól. Ennek birtokában sokkal könnyebb lesz vezetni a nyilvántartási kartonokat is.
Nyilvántartási kartonok
Minden gyógyszertárnak folyamatos nyilvántartást kell vezetnie a fokozottan ellenőrzött szerek beszerzéséről és kiadásáról. Ehhez a rendelet által megadott adatokat tartalmazó nyilvántartást kell használni, melyet a gyógyszertárak általában előrenyomtatott karton formájában szoktak beszerezni, de ez nem kötelező. Lehet használni másolatot vagy saját nyomtatványt is, a lényeg, hogy az adatok megegyezzenek.
Minden egyes készítmény és gyógyszeranyag számára külön nyilvántartási kartont kell vezetni. A kartonokat minden év végén le kell zárni, és a készleten lévő zárókészlet mennyiségét az új év bevételi oldalán nyitókészletként kell feltüntetni. Értelemszerűen a bevételi oldalon kell feltüntetni a gyógyszertár által rendelt és beszerzett készítményeket és anyagokat is.
A nyilvántartási lap kiadás oldalán kell feltüntetni a kiadott gyógyszereket. Kiadásnak minősül:
- a vényre vagy megrendelőlapra történő gyógyszerkiadás,
- a magisztrális gyógyszerkészítés,
- a törés, kiszóródás, megsemmisülés vagy egyéb káresemény miatt bekövetkezett veszteség,
- a lejárt fokozottan ellenőrzött szer selejtezése.
A nyilvántartásban a kiadás dátumát, a kiadási bizonylat sorszámát és a kiadott mennyiséget kell feltüntetni. Az efedrines készítmények nyilvántartásánál a nehézséget az okozza, hogy össze kell hangolni a magisztrális gyógyszerkészítést és a vényre történő gyógyszerkiadást. Ha a kettő nincs szinkronban, akkor vagy nem kerül be valami a nyilvántartásba, vagy duplán írjuk be a felhasználást.
A legegyszerűbb eset, ha egy magisztrális vényre egy adag gyógyszert készítünk el. Itt sok hibalehetőség nincs. Nem túl gyakran, de az is előfordul, hogy egy kiváltás alkalmával több vényre készítünk egy-egy fokozottan ellenőrzött magisztrális gyógyszert. Papír alapú vényeknél egyszerűen vényenként nyilvántartásba vesszük őket, és felvezetjük a kartonra. E-recept esetében azonban több vénynek is lehet egyező nyilvántartási száma, így ugyanazzal a számmal kell őket felvezetni a kartonokra.
Főleg az efedrin tartalmú készítményeknél fordul elő, hogy nagyobb mennyiség fogy belőlük a gyógyszertárban, így azokat praktikus okokból laborálják a gyógyszertárban. Az teljesen egyértelmű, hogy a nyilvántartási kartonon a kiadási oldalon a laborszámot és a laborálás dátumát kell feltüntetni a felhasznált mennyiség mellett. De mi legyen azokkal a vényekkel és kiadási igazolásokkal, melyekre laborált készítményt ad ki a gyógyszertár?
A rendelet alapján minden vényt és kiadási igazolást nyilvántartásba kell venni akár laborált, akár ex tempore készített gyógyszert adtak ki rá. A különbség csak annyi, hogy a laborált készítmények vényeinek és bizonylatainak a számát nem kell felhasználni, azaz nem kell feltüntetni a nyilvántartási kartonon.
Többen egybegyűjtik azokat a vényeket és igazolásokat, melyekre ugyanazzal a laborszámmal adtak ki gyógyszereket, ez azonban a rendelet szerint nem kötelező. Ugyanígy nem kötelező a laborszámot sem kötelező feltüntetni a vényeken vagy az igazolásokon. Persze tiltva sincs ez a gyakorlat, így, ha valaki időt és energiát szeretne fordítani erre, akkor szabadon megteheti.
Ideális esetben a laborált és a receptre kiadott mennyiségek megegyeznek, azonban ritkán megeshet, hogy ez a kettő eltér. Ha a már belaborált gyógyszer lejár vagy selejtté válik mielőtt kiadnák, akkor értelemszerűen kevesebb kiadott mennyiségről lesz vény vagy kiadási igazolás a kezünkben.
Reméljük, hogy ezzel a rövid áttekintéssel sikerült segítséget nyújtanunk a fokozottan ellenőrzött szerek, azon belül is az efedrines vények megfelelő nyilvántartásához. Természetesen, ha további kérdések merülnek fel ezzel a témával kapcsolatban, akkor igyekszünk majd azokra is válaszolni egy következő bejegyzésben.
