Az előző részben a fokozottan ellenőrzött szerek selejtté válásának okait, a káreset és a visszavétel dokumentálásának szabályait, valamint a selejt tárolására vonatkozó előírásokat tekintettük át. A továbbiakban a selejtezés és a nagykereskedőnek történő visszaküldés dokumentációjával foglalkozunk.
A selejtezési jegyzőkönyv
A gyógyszertárban selejtté vált, vagy oda visszahozott fokozottan ellenőrzött szerekről selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melynek tartalmi és formai követelményei jogszabályban rögzítettek.
Az alkalmazandó űrlap „Fokozottan ellenőrzött szer selejtezési jegyzőkönyv” néven nyomtatványként is beszerezhető, mely a fokozottan ellenőrzött szernek minősülő gyógyszerek orvosi rendelésének, gyógyszertári forgalmazásának, egészségügyi szolgáltatóknál történő felhasználásának, nyilvántartásának és tárolásának rendjéről szóló 43/2005. (X. 15.) EüM rendelet 7. számú melléklete.
A selejtezést legalább félévente el kell végezni, de soron kívül is bármikor elvégezhető. Utóbbit indokolja, ha például a gyógyszertár készletében valamely fokozottan ellenőrzött szer felhasználhatósági ideje lejár, vagy káreset történik, mert a készletnyilvántartásból való törléséhez minden esetben selejtezési jegyzőkönyv készítése szükséges.
A selejtezési jegyzőkönyv kitöltésének szabályai
Egy jegyzőkönyvön egyidejűleg több selejtezett tétel is szerepelhet, akár különböző időpontokban, különböző okok miatt selejtté vált gyógyszeranyagok/készítmények is.
A jegyzőkönyv „Gyógyszer neve” oszlopában külön-külön sorokban kell feltüntetni a különböző beszerzésekből származó, illetve visszavett készítmények esetében a külön-külön visszavételi jegyzőkönyveken szereplő tételeket akkor is, ha azonos gyógyszerkészítményről van szó.
A jegyzőkönyv „Megrendelő száma” rovatában lejárt felhasználhatósági idő, vagy káreset miatt a gyógyszertárban selejtté vált fokozottan ellenőrzött szerek esetében azon 5 példányos NNGYK megrendelő sorszáma tüntetendő fel, amin az adott tételt a nagykereskedőtől megrendelték. Ez a szám azon a fokozottan ellenőrzött szer nyilvántartó lapon is megtalálható, amelyen a legutóbbi bevételezéskor a beszerzés adatait rögzítették, így a selejtezéshez nem szükséges a korábbi NNGYK megrendelő könyvek átnézése.
Betegtől visszavett szer selejtezése esetében ebbe a rovatba az 5 példányos visszavételi jegyzőkönyv lapjának sorszámát kell beírni. Ha egy visszavételi jegyzőkönyvön többféle gyógyszerkészítményt is visszavettek, ezeket a selejtezési jegyzőkönyvben is külön-külön sorokban kell szerepeltetni, így ugyanaz a visszavételi jegyzőkönyv sorszám a selejtezési jegyzőkönyv több sorában is szerepeltethető.
A „Mennyisége (tabl., amp., g)” rovatba az adott sorban szereplő selejt mennyisége írandó (gyógyszeranyag esetében grammokban, gyógyszerkészítmények esetében adagolási egységenként).
A „Selejtté válás oka” rovatban az ok egy szóval jelzendő: „lejárat”, „káreset”, vagy „visszavétel”.
A selejtezési jegyzőkönyv sorszámozása
Ha a selejtezési jegyzőkönyvön a gyógyszertár készletéből selejtté vált készítmény/anyag, vagy ilyen is szerepel, a jegyzőkönyv a selejtté vált szernek a készletnyilvántartásból történő kivezetésére is szolgál. Ezért ilyen esetben a jegyzőkönyvet a kiadási bizonylatok közé besorolva sorszámmal kell ellátni. A készletből történő kivezetés a kiadáshoz hasonlóan történik. A fokozottan ellenőrzött szer nyilvántartó lapjainak „kiadás” rovatába a kiadás dátumaként a jegyzőkönyv dátuma, nyilvántartási számként a sorszáma, mennyiségként a selejtezett mennyiség kerül.
Amennyiben egy selejtezési jegyzőkönyvön többféle, a gyógyszertár készletéből leselejtezett fokozottan ellenőrzött szer is szerepel, a jegyzőkönyv sorszámának beírásával értelemszerűen több nyilvántartó lapról is kivezethetőek a selejtté vált készletek.
A gyógyszertár készletéből selejtezett szerek selejtezési jegyzőkönyvei a kiadási bizonylatok között gyűjtendők sorszámuk szerint besorolva. A selejt ártalmatlanításra történő átadásához szükséges összesítés elvégzésének megkönnyítése érdekében érdemes róluk másolatot is készíteni.
A gyógyszertár a leselejtezett fokozottan ellenőrzött szereket az év első negyedévében adja át ártalmatlanítás céljából a gyógyszer-nagykereskedőnek. Ehhez az 5 példányos NNGYK megrendelő alkalmazásával összesíteni kell a selejtezési jegyzőkönyveken szereplő tételeket. Egy adott készítményből így mind a lejárat, mind a visszavétel, mind a káreset miatt selejtté vált mennyiségek összeadva, egy sorban, egyetlen számként jelennek meg.
A nagykereskedőnek a visszaküldés dokumentációjaként átadott NNGYK megrendelő kitöltése a visszáruzáshoz hasonló. A lapon azonban nem a „visszáru”, hanem a „selejt” jelzést kell feltüntetni. A gyógyszertár az elküldött mennyiséget a lap „megrendelés” rovatába írja. Az átvevő nagykereskedő pedig a „kiadás” rovatban igazolja vissza a gyógyszertár által visszaküldött fokozottan ellenőrzött szer átvételét.
Az NNGYK megrendelő 1. példánya a gyógyszertárban marad, a többi példányt a selejttel együtt a nagykereskedőnek küldi el, aki a 2. példányt megtartja, a 3. példányt lepecsételve visszaküldi a gyógyszertárnak, az utolsó két példányt pedig továbbküldi az NNGYK-nak. A gyógyszertárban maradó példányokat öt évig kell megőrizni.
Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a fentiekben leírtak csak támpontokat kívánnak nyújtani a selejtezés folyamatához, a jogszabálynak való teljes megfelelés érdekében javasoljuk az érintett rendelkezések alapos áttekintését.
